Software

Gestión de reservas de salas de reuniones en un espacio de coworking

Felix Gessert

¿Qué tan seguido te piden reservas los miembros? ¿Cada media hora? ¿10-15 minutos? Como sea, sucede muy seguido ya que reservar una sala de reuniones es una de las rutinas más comunes cuando gestionas un espacio de coworking.

Si no tienes un software específico que automatice el proceso, probablemente realizas todas las reservas en Google calendar. Las compartes con los miembros o algunas veces las realizas tú mismo.

¿Podría preguntarte si te encuentras feliz con esta solución para la reserva de salas de reuniones?

Google Calendar para la gestión de reservas de salas de reuniones – Problemas de usabilidad

Considera los siguientes puntos que resaltan los problemas con Google Calendar para la reserva de salas de reuniones. ¿Son reales para ti en tu espacio de coworking?

  • Dos miembros pueden hacer una reservación al mismo tiempo. El uso de Google Calendar no previene los conflictos de reservas.
  • Como todos los miembros usan el mismo calendario, cualquier podría remover accidentalmente cualquier evento y la reserva puede desaparecer.
  • Hacer reservas en Google Calendar difícilmente puede ser llamado un proceso de reserva de salas de reuniones intuitivo, algo que ocasiona un menor uso, así que el siguiente problema es la baja tasa de utilización.
  • No hay reglas establecidas para la reserva de salas de reuniones en Google Calendar, esto ocasiona un uso injusto. Por ejemplo, cualquier sala puede ser reservada por un largo periodo de tiempo por la misma persona.
  • No hay estadísticas del uso del espacio de reunión, algo que no es muy bueno para la gestión, ya que no puedes ver los números y tendrás que hacer esfuerzos adicionales para descubrir lo que está sucediendo en tu espacio.
  • Con Google Calendar manejas cada reserva manualmente, algo que consume mucho tiempo, especialmente si tu espacio de coworking regala horas gratis a sus miembros.

Lo que puedes sacar de lo mencionado es que si quieres optimizar la reserva de salas de reuniones en tu espacio, necesitas automatizarlo. andcards proporciona una herramienta simple para automatizar el sistema de reserva de salas de reuniones. Está disponible para todos los miembros en todas las plataformas populares como web, Android e iOS. No necesitas distraerte al tener a tus clientes pidiendo la reserva de una sala cada 30 minutos 🤯

Viene con varias configuraciones para tu conveniencia.


Configuración del sistema de reservas

En esta sección aprenderás cómo ajustar tu sistema de reserva para que se adapte a tus necesidades.

Establece el rango de tiempo para la reserva (Desde/Hasta)

Puedes establecer el rango de tiempo cuando las personas puedan hacer reservas de salas. Puedes mantenerlo desde las 00:00 hasta las 24:00 como viene por defecto, pero recomendamos una configuración con valores más realistas. No quieres a miembros llamándote en la noche quejándose de que la puerta está cerrada, ¿cierto? Además, es mucho más conveniente ver las reservas en la vista de calendario.

Establece el periodo de la reserva

Limite el periodo de la reserva si no quieres que las personas hagan reservaciones de salas, por ejemplo, por el próximo año. Aquí puedes establecer el tiempo máximo que las personas pueden reservar.

Establece los días disponibles

Hay días en los que tu espacio está cerrado. Apaga el sistema de reservas por los fines de semana y otros días cuando necesites descansar. Eso te ayuda a asegurarte de que las personas nunca reserven cuando estás cerrado y no haya quejas de que no se les informó nada.

Requiere el propósito de la reserva

¿Quieres saber por qué las personas reservan salas? Esto es esencial si quieres mejorar la experiencia del usuario. Puedes utilizar esta información para analizar el uso e instalar equipos adicionales, por ejemplo, una pizarra blanca cuando notas que los miembros utilizan la sala para realizar discusiones en equipo.

Sistema de crédito de horas gratuitas

¿Tienes horas gratuitas en tu espacio? ¿Tus miembros tienen horas gratis para reservar el espacio de reunión? Para esto son los “créditos”. Los créditos son la moneda virtual para reservar espacio en tu coworking. En vez de solo darle horas gratis a los miembros, les das créditos de reserva (como recompensa, una vez al mes, cuando se registran, cuando continúan con la suscripción, como un argumento adicional para cerrar el trato.) Los miembros pueden utilizar los créditos disponibles siempre que lo deseen.

Es importante proporcionar un acceso limitado a las salas de reuniones incluso si es ilimitado en tu espacio. Las personas a menudo hacen reservas y no las utilizan porque no ven su valor. ¿Por qué debería importarles algo que es gratis e ilimitado? Una vez que les des créditos, los miembros se darán cuenta que no es ilimitado, valorarán más las horas gratis y usarán los créditos con cuidado y solo cuando de verdad los necesiten.

Los miembros pueden tener balances de crédito individual y también compartidos por un equipo. Puedes añadir algo de gamificación y seleccionar un símbolo de emoticón personalizado para tus créditos, por ejemplo: ⭐️, 💎, 💰 o cualquier otro.

Entrega créditos mensualmente

Esta característica funciona muy bien con los planes de membresía. Una vez que asignas un plan a tu cliente, ellos reciben créditos automáticamente con su plan. Si un plan de membresía es comprado por mucho tiempo como un año, esta opción se vuelve muy útil para mantener y recompensar a los clientes mensualmente. Cuando estés activo, andcards te dará créditos cada mes en vez de dártelos todos al mismo tiempo.


Configuración de la sala de reunión

Aquí tenemos algunas configuraciones simples específicas para la gestión de reservas de las salas que te ayudará a automatizar tu sistema de reservas de coworking sea incluso más amigable para el usuario.

Añade imágenes

A las personas les gusta ver lo que compran. Es natural que quieran ver si la sala es adecuada para ellos o no, especialmente si son nuevos en tu espacio. Añadir una imagen de la sala ayuda a los miembros a tomar una decisión sobre la reserva de tu espacio.

Crea nombres creativos para las salas de juntas

Crea nombres creativos e únicos para las salas para que las personas puedan identificarlos con más facilidad. Sé creativo y crea nombres geniales como Marte, Venus, etc. Muy pronto te darás cuenta de que las salas estilizadas son mucho más atractivas para los clientes.

Añade descripciones de las salas

La descripción ayuda a comprender mejor el propósito de la sala. También puedes listar los equipos disponibles.

Por ejemplo:

  • proyector,
  • monitor,
  • pizarra blanca,
  • Contraseña del Wifi, además de escribir las reglas y regulaciones específicas para la reserva.

Establece el número de asientos

Puedes identificar el número de asientos disponible en una sala de reunión.

Siempre es bueno indicar el conteo de asientos para que una persona no reserve una sala de conferencias para 20 personas para una reunión de 1 a 1.

Establece precios por hora en las salas de juntas

Tus salas pueden ser gratuitas o pueden requerir un pago de dinero. Establece un precio por hora y comienza a ganar dinero de inmediato. Los miembros verán la opción de pagar con tarjeta de débito o crédito en la página de reservas. Esto es muy usable ya que los usuarios quieren saber cuánto costará el coworking para planificar su presupuesto acorde a eso.

Establece el precio en créditos

Indica el número de créditos necesarios para hacer la reserva de una sala y los miembros podrán pagar con el balance de crédito individual o grupal. Ya he mencionado lo que son los créditos, establecer el precio de las salas de reuniones en créditos ayudará a los miembros a usarlos con sabiduría.

Tiempo de reserva mínimo y máximo

Esta es una característica extra que ayuda a mejorar la utilización de las salas. El tiempo mínimo asegura que nadie reserve una sala de conferencia de 100 personas por 15 minutos. El tiempo máximo permite prevenir la sobre reserva de las salas libres. Por supuesto, andcards se asegura de que no haya dos reuniones al mismo tiempo en la misma sala. Olvídate de las peleas de “yo reservé primero”. ¡Ya no más! 🥊

Características extra

¿Me estás siguiendo hasta el momento? ¡Genial! Aquí tenemos una información de bono sobre el sistema de reserva de salas de reuniones para ti.

Control de acceso

Cuando los miembros reservan salas de reuniones, andcards puede permitir el acceso a la sala solo dentro del tiempo de reserva. Prevenir el uso no autorizado de una sala de reunión es importante cuando la reserva de la sala está pagada. Esta es una forma de prevenir que las personas puedan entrar y usar el espacio de forma gratuita.

Exportar a calendarios

Muchas personas quieren utilizar un solo calendario para poder ver el horario del día. ¿Quieres ver tus reservas en tu calendario favorito?

  • Abre el app de andcards.
  • Ve hacia la pestaña de “Perfil”.
  • Haz clic en el botón “Sincronización con calendario”.
  • Sigue las instrucciones.

Te toca a ti

Esto es todo por ahora sobre la gestión de reservas de salas de reuniones en un espacio de coworking. ¿Todavía utilizas Google Calendar? Espero que la información anterior te ayude a considerar una opción más avanzada y conveniente. Aprovecha al máximo la tecnología moderna, libera a tu mánager y haz que el proceso de reserva de coworking suceda con tan solo unos clics.

Piensa en todos los clientes que pierdes debido a un sistema de reservas anticuado. Prueba andcards y verás la diferencia en el crecimiento de tus ganancias y la felicidad de tus clientes.

¿Tienes más preguntas? Colócalas en la sección de comentarios. ¿Listo para compartir tus consejos/ideas/sugerencias sobre la reserva de una sala de reunión? ¡Hablemos!

Por favor no olvides compartir este artículo con amigos en las redes sociales y regresa pronto. ¡Más publicaciones geniales están alistándose para ser publicadas!

Novedades del blog de andcards

Acerca de andcards

andcards es el primer software para espacios de coworking centrado en la experiencia de los miembros. Las aplicaciones móviles fáciles de andcards ayudan a miles de arrendatarios a sacar el máximo partido de su espacio de trabajo.