Software

Las mejores 9 apps para los espacios de coworking

Helga Moreno

Los negocios de espacios de coworking se están desarrollando a una gran velocidad. Observamos una de las leyes del mercado en acción – la demanda genera oferta.

La nueva generación de personas está buscando un balance entre la vida y el trabajo. Ellos quieren la mayor flexibilidad posible en sus horas de trabajo, vacaciones extendidas, días libres, la posibilidad de trabajar desde diferentes lugares y muchas otras comodidades que solo puedes tener con un trabajo freelance.

Los espacios de coworking con sus poderosas computadores, los suministros de oficina necesarios, las cómodas salas de reuniones y sus comunidades amigables son grandes alternativas a las oficinas tradicionales.

Sin embargo, los mejores espacios de coworking no solo ofrecen un diseño hermoso, también proporcionan una experiencia futurista al usuario implementando software innovadores de coworking. Este software es amado tanto por los miembros como por los mánageres. Y esta publicación tiene como objetivo ayudarte a escoger uno que sea perfecto para tu empresa.

¿Software todo en uno VS Integraciones?

El software de coworking actual entra en dos grandes categorías. Algunos desarrolladores quieren incluir la mayor cantidad de funcionalidades en sus productos. Los otros crean integraciones con las apps más populares a las cuales te has acostumbrado.

Al principio estarás tentado a escoger el software que lo hace todo. Pero te recomendamos que no te apresures. La mejor solución no es necesariamente la más obvia.

Considera esto:

Si necesitas arreglar una de las PC en tu espacio de coworking, ¿necesitas contratar a un profesional especializado o a un trabajador que dice que también sabe arreglar la electricidad, pintar las paredes y revisar el alcantarillado?

¡No! Porque tú no quieres pagar servicios adicionales que no necesitas en este momento. Además, un trabajador que haga tantas cosas no parece lo suficientemente confiable como para dejarlo acercarse a tu hardware de última generación.

¿No es cierto? ¿La idea de comprar un software que lo hace todo sigue siendo brillante para ti? Después de leer este artículo, donde se consideran todas estas cosas, creemos que será mucho más fácil para ti escoger la categoría de software que va mejor con tu espacio.

¿Cómo escoger el software perfecto para tu espacio de coworking?

Ya hemos discutido dos categorías de software de coworking (integraciones y todo incluido). Pero estos no son todos los competidores en el mercado.

Algunos emprendedores optan por soluciones personalizadas para sus espacios de coworking. Parece una fórmula ganadora ya que nada puede hacerte más feliz que un software diseñado para tus necesidades. Sin embargo, cuando el desarrollador comienza a negociar el costo de su trabajo y los mantenimientos futuros entonces comienzas a erizarte un poco.

Y no te olvides de los problemas de compatibilidad. Imagina que quieres integrar el sistema de control de acceso a tu software de coworking. Es bastante difícil hacerlo si tienes uno personalizado.

Un mínimo de características a considerar al escoger un software de gestión de coworking

El software de coworking de la actualidad proporciona una enorme cantidad de características, desde la facturación al rastreo de miembros. Estas características pueden liberar de trabajo al mánager al automatizar la mayoría de procesos. Sin embargo, no es fácil decidir cuáles características usarás a diario y cuáles no quieres pagar.

Aquí tenemos una lista que puedes ver de cerca cuando estés buscando la mejor opción. Solo incluimos funcionalidades vitales que un software de gestión de coworking debe tener, el resto es opcional. Esperamos que esta lista resumida con consejos elimine que tengas que adivinar y te ayude a escoger el software de gestión de espacio de coworking con confianza.

Funciones principales que un sistema de gestión de coworking debe ofrecer

El primer punto es el control de acceso.

Un buen software de gestión de espacio de coworking proporciona un sistema de control de acceso incorporado o integrado que permite:

  • Controlar el acceso de seguridad desde la plataforma.

  • Cancelar el acceso a miembros al espacio cuando dejan de pagar.

  • Generar claves de teléfonos inteligentes para nuevos miembros según su nivel de membresía.

  • Monitorear las puertas en el espacio desde cualquier parte del mundo a través de la plataforma de gestión.

  • Proporcionar un acceso 24/7 al espacio.

    Un buen coworking debe ser flexible y amigable para el usuario y debe hacer más de lo que esperas.

  • ItOfrece facturación automática que te permite ahorrar en servicios de contabilidad.

  • Hay un tablero perfecto para revisar los pagos.

  • Puedes añadir servicios extra como preparación de comida, manejo de paquetes, eventos, etc.

  • Puedes administrar todas las ubicaciones de coworking desde una sola plataforma.

  • El software está disponible en varios idiomas, así que tú y tus miembros pueden comprender todo.

  • Puedes registrar miembros con facilidad y cancelar/editar sus contratos de la plataforma.

  • Los miembros pueden revisar la disponibilidad y reservar espacios a través de la plataforma con un clic.

El software debe proporcionar una ayuda experta y una documentación detallada.

  • El vendedor proporciona ayuda con el sistema instalado en el curso del proceso de integración.
  • Puedes hablar con un bot o una persona en caso de que haya algún problema.
  • Puedes exportar los datos fácilmente a un CSV o un archivo Excel.

Un software decente puede ser personalizado para cumplir tus necesidades únicas teniendo en cuenta la etiqueta blanca y las integraciones.

  • Puedes integrar el software con otros servicios que te guste utilizar.
  • Puedes personalizar la plataforma de gestión de coworking con colores de la marca.
  • Puedes crear planes de membresía personalizados (con costo por miembro/ubicación/mensualidad).
  • Los miembros de la comunidad pueden crear sus perfiles en la plataforma.
  • La plataforma ofrece una personalización de etiqueta blanca.

Un buen software de gestión de espacio de coworking te ayuda a generar visitar y compila datos valiosos para el análisis.

  • El software te ayuda a identificar posibles clientes.
  • Puedes hacer marketing creando y enviando correos electrónicos y generando posibles clientes desde la plataforma.
  • El software te proporciona análisis de datos y analítica del negocio.

Una buena plataforma permite la comunicación.

  • Puedes comunicarte con miembros con notificación de correo electrónico, mensajes en el app, chat, y enviando correos/boletines de noticias masivas.
  • Recibes una notificación cuando un miembro viola los términos del contrato.
  • Los miembros del coworking pueden comunicarse y establecer una red dentro del software. El software debe estar orientado al cliente.

Un buen software trabaja a la perfección en diferentes plataformas.

  • El software tiene una interfaz móvil, así que puedes gestionar tu espacio desde tu teléfono.
  • Los miembros del coworking pueden utilizar eficientemente el software desde dispositivos móviles.

Ahora que sabes todos estos consejos, estás listo para escoger un software de gestión de coworking para tu negocio. Por favor Revisa las nueve apps que reunimos a continuación.

Las mejores apps para los espacios de coworking

La mayoría de las apps a continuación tienen un paquete básico con las características básicas. Los mánageres de comunidad de todo el mundo están usando estas herramientas para hacer que un espacio de coworking sea rentable, eficiente, amigable para los miembros y simplemente increíble. ¿Te gustaría ser uno?

Airtable

Organiza tus activos

¿Sabes cuánto papel queda en el almacén? ¿Hay suficiente café para esta semana? Airtable es una excelente herramienta para ayudarte a organizar tus activos en un solo lugar. Los desarrolladores lo llaman “hoja de cálculo con base de datos” por una razón – es bueno mantener tu espacio físico organizado. Incluso puedes publicarlo en la web para colocar listas disponibles para que las vean tus miembros.


andcards

App de espacio de coworking fácil de utilizar

Existen muchas apps de espacios de coworking, pero solo una que los miembros aman por completo - andcards. Es súper fácil de usar, ofrece apps móviles nativas y un montón de integraciones para simplificar las rutinas de gestión. andcards soporta un portal de membresía y apps móviles de etiqueta blanca e integraciones IoT con impresoras inteligentes, sensores de oficina, control de acceso y visualización de salas. Descarga el app gratuita Visualización de la sala de reuniones de andcards a cualquier tablet que soporte Android o iOS y adjúntala a la puerta de la sala de reuniones. El modo de pantalla de la sala de reuniones mostrará el horario en tiempo real de reservas de la sala de reunión. Los miembros aman la capacidad de saber qué sala de reunión está disponible con solo ver desede lejos.


Doodle

Programación de eventos muy fácil

Doodle permite que sea increíblemente fácil encontrar la mejor hora para tus próximos eventos. Comienzas añadiendo tiempos sugeridos y obtienes un enlace simple para compartir con tu comunidad. Tus miembros escogerán los días que les sea mejor. Inténtalo en tu próximo evento y verás que la participación aumentará. Usa Doodle para preguntarle a tu comunidad:

  • ¿Cuál es la mejor hora para una fiesta de barbacoa?
  • ¿Cuándo están disponibles para asistir a un evento de networking mensual?

Krisp

App que cancela el ruino en los espacios comunes de los miembros

Al igual que en cualquier oficina compartida, las oficinas privadas y las salas de reuniones pueden estar repletas de vez en cuando. Los miembros pueden encontrarse rodeados de coworkers ruidosos en áreas comunes, quejándose a menudo del ruido. Para lograr que tus miembros se mantengan productivos en estas situaciones, recomiéndales el app canceladora de ruido, Krisp. Ayudará a tus miembros a realizar conferencias remotas al instante sin preocuparse del ruido que hay alrededor en una oficina compartida. Remueve el sonido de fondo durante la llamada tanto para el destino como para la persona, dándole a los miembros más formas de usar el espacio de coworking.


Smallchat

Herramienta gratuita de chat

Los miembros del espacio de coworking son como bebés – necesitan ayuda constante de los mánageres de comunidad. Siempre debe haber alguien en el escritorio frontal, listo para arreglar la impresora o reiniciar el WiFi. ¿Qué sucede si el mánager no está? Smallchat se integra con tu página web de espacio de coworking y permite a los visitantes hablar directo con los mánageres. Las conversaciones son dirigidas a tu canal seleccionado de Slack. Los miembros aman poder comunicarse en tiempo real sin tener que esperar por las respuestas.


Stripe

Solución de pago en línea

Crea facturas en línea, envía automáticamente a miembros o cóbrales directamente a la tarjeta de crédito. Todo sin la necesidad de un POS físico. Lo que hace a Stripe genial es la capacidad de crear suscripciones para cobrarles a los miembros con regularidad. Stripe también es el mejor para integrar pagos a tu app de gestión de espacio de coworking. Todas las apps de coworking como andcards soportan pagos por Stripe.


Typeform

Crea encuestas para comprender a tus miembros

Crea encuestas regulares para descubrir lo que piensan tus miembros y lo que puede mejorar. Typeform es la herramienta de encuestas más fácil de utilizar. Es una interfaz de pantalla completa libre de distracciones que permite a los miembros enfocarse en la pregunta. Algunas preguntas para preguntarles a los miembros de la comunidad:

  • ¿Qué es lo mejor del espacio de coworking?
  • ¿Qué podría mejorar?
  • ¿Cuál es tu lugar favorito del espacio?
  • ¿A qué tipo de eventos te gustaría asistir?
  • Califica la calidad del internet del 1 al 10.

Retool

Crea apps simples para automatizar tareas pequeñas

El software de coworking es útil para automatizar rutias complejas, como la reserva de salas de reuniones o el monitorio de espacio IoT. ¿Pero qué pasa con las tareas pequeñas y exóticas, como etiquetar los correos que llegan, o registrar a los visitantes? Retool puede ayudarte a crear una pequeña app para lo que sea. Permite crear herramientas internas personalizadas usando simples bloques de creación, así que no tienes que saber del código. Los mánageres de comunidad usan Retool para:

  • Rastrear y etiquetar paquetes entrantes.
  • Contabilidad de comida y consumibles.
  • Reporte de limpieza del espacio de coworking.

Zapier

Mueve datos fácilmente entre todas las apps

El principio de “un planteamiento único para todo” ya no funciona. Ningún software puede hacer todo. Usar apps como MailChimp para campañas de correos electrónicos, andcards para el directorio de la comunidad o cualquier otra app de las mencionadas te pedirá que sincronices listas de contactos y automatices acciones. Zapier hacer que esto sea muy simple moviendo automáticamente todos los datos, tú estableces las reglas y Zapier hace todo el trabajo. Las cosas que Zapier pueden hacer por los mánageres de la comunidad son:

  • Crear una tarjeta de Trello para peticiones de correo enviadas a la bandeja de entrada.
  • Obtener notificaciones de Slack por cada nueva venta en Stripe.
  • Añadir clientes de Stripe a la lista de MailChimp.
  • Obtener notificaciones de Slack para las nuevas publicaciones de Instagram con el hashtag de tu espacio de coworking.

Te toca a ti

Eso es todo por ahora. ¿Estás listo para escoger? ¿Nuestros consejos para escoger un sistema de gestión de espacio de coworking fueron útiles? ¿Los puntos en las características importantes de un software coinciden con las tuyas? ¿Se nos olvidó algo? Tus adiciones son bienvenidas en los comentarios.

Quizás ya estás utilizando algunas de las apps mencionadas. Sería genial escuchar tus comentarios sobre cómo mejoran/optimizan tu proceso de gestión.

Novedades del blog de andcards

Acerca de andcards

andcards es el primer software para espacios de coworking centrado en la experiencia de los miembros. Las aplicaciones móviles fáciles de andcards ayudan a miles de arrendatarios a sacar el máximo partido de su espacio de trabajo.