Продуктивность

Как автоматизировать доступ в коворкинг — всё про СКУД

Хельга Морено

Успешный современный коворкинг должен быть гибким и ориентированным на клиента. Люди хотят чтобы их ожидания были оправданы. Им нужен доступ к рабочему месту в любое время, когда это необходимо, 24/7.

Это само собой разумеется, ведь предприниматели сотрудничают с компания по всему миру, расположенными в разных часовых поясах. Таким предпринимателям необходимо принимать участие во всевозможных встречах, дискуссиях, переговорах, как поздно вечером, так и ранним утром или даже ночью. Порой, график работы просто сумасшедший.

Современные технологии могут помочь вам удовлетворить каждого такого клиента. Мы говорим про синтез хардверной части и программного обеспечения для коворкингов, который, среди других возможностей, позволяет автоматизировать физический доступ в рабочее пространство.

Держите двери своего гибкого рабочего пространства открытыми круглосуточно для платёжеспособных клиентов.

Преимущества автоматизированного доступа в рабочее пространство

Система контроля и управления доступа (СКУД) в интеграции с программным обеспечением для рабочего пространства даёт немало преимуществ вашему коворкингу:

  • Превращает коворкинг в более безопасное место и позволяет ограничить доступ для чужаков. Делает офисное пространство ещё более удобным для клиентов, которые вам доверяют.
  • Вводит особенную культуру и дисциплину рабочей зоны. Отсутствует вход для людей, которые не приобрели тарифный план и не ознакомились с правилами безопасности вашего сообщества.
  • 24/7: предоставляет резидентам доступ к рабочему месту круглосуточно. Менеджер не должен присутствовать постоянно. Это создаёт особенные отношения с клиентами, демонстрируя как сильно вы им доверяете.
  • Облачные системы позволяют вывести доступ на новый уровень удобства и масштабности, поскольку вашим клиентам могут больше не понадобиться пластиковые карточки для входа, которые вы обязаны были где-то покупать и выдавать клиентам.

Инновационный контроль доступа в коворкинг

Если вы цените время и усилия, то отдаёте предпочтение инновационным решениям, которые гарантируют безупречный опыт работы как менеджерам сообщества, так и резидентам.

Интегрированные хардверные и софтверные решения, такие, как интеграция СКУД с приложением для коворкингов andcards — это прекрасный пример современного подхода к контролю доступа. Технологии контроля доступа включают в себя умные цифровые замки и считыватели RFID для эффективного отслеживания входа и выхода в ваше рабочее пространство.

Разблокирование дверей при помощи мобильного приложения также добавляет удобства клиентам и экономит ваши ресурсы. Вам не нужно будет настраивать программное обеспечение (ПО). Просто нажмите кнопку "разблокировать" на своём смартфоне и войдите. Процедура конфигурации и использования очень проста. Работает она как для резидентов, так и для менеджеров коворкинга.

Для лучшего опыта важно убедиться, что вы будете использовать современную систему контроля доступа. Такую, которая обеспечит функции на будущее. Обратите внимание на то, что устаревшие системы контроля доступа имеют отдельное ПО, предоставляемое производителем. Оно не достаточно гибкое чтобы автоматически синхронизироваться с вашей существующей базой данных клиентов, поэтому вам придётся заниматься этим параллельно в двух местах. Процессы не автоматизированы, что приводит к плохому опыту использования клиентами и огромнейшей эксплуатационной неэффективностью. В перспективе это приводит к потере денег.

Типы современных систем контроля доступа

Системы контроля входа весьма различны по типу и уровню сложности. Давайте разберём плюсы и минусы тех, что используются в коворкинг-индустрии.

Облачная СКУД

Облачная система контроля доступа — это такая система, когда замки, кард ридеры и контроллеры устанавливаются в вашем рабочем пространстве, а серверная часть вместе с программным обеспечением — на удалённых серверах, "облаке", производителя. Ключевые преимущества облачного решения контроля доступа:

  • Простота настройки и интеграции – облачные системы обычно обычно легко можно установить и настроить. В основном, облачные СКД уже имеют готовые интеграции с популярным программным обеспечением для коворкингов
  • Простота обслуживания – все обновления ПО и обслуживание серверов делают за вас.
  • Масштабируемость – новые объекты легко добавлять, поскольку отсутствует необходимость в закупке и настройке серверов.
  • Продуктивность – нет необходимости докупать более мощный сервер, если нагрузка возрастает. Облачные системы автоматически увеличивают вычислительную ёмкость в случае роста интенсивности использования.
  • Надёжность – облачные системы обычно расположены на серверах ведущих компаний, таких как AWS или Google Cloud, поэтому безопасность ваших данных и бесперебойность в использовании являются безупречными.
  • Гибкость растрат – нет необходимости больших вложений в будущее. Можно приобрести всего несколько замков и платить только за те ресурсы, которые вы используете.

К недостаткам облачных систем контроля доступа можно отнести потенциальные трудности с локализацией продукта, например отсутствие поддержки языка интерфейса или поддержки клиентов. Так же возможную задержку во взаимодействии между ключом доступа и фактическим открытием дверей, поскольку сигнал должен пройти через удалённые серверы. Плюс, потенциальное отсутствие гибкости в настройке нужных вам рабочих процессов в случае, если у вас особенные требования.

Локально установленная СКУД

Облачные СКУД не являются универсальным решением и подходят не каждой организации. Существует альтернатива – система контроля доступа, которая развёрнута локально на ваших собственных серверах, установленных в отделениях. Локальное ПО может быть наилучшим выбором, если у вас отсутствует возможность импортировать продвинутую СКУД, если у вас могут возникнуть проблемы с её использованием, или вы просто хотите иметь собственные серверы. Во время утверждения решения, предприниматели учитывают уровень комфорта, а также внутреннюю и внешнюю политику.

К преимуществам локально установленной системы контроля доступа можно отнести скорость во взаимодействии между ключами и замками, поскольку сигнал не отправляется далеко. Так же, потенциально лучшую локализацию продукта, ведь поставщик будет, скорее всего, в вашем городе. И, вероятнее всего, более низкие первоочередные капитальные инвестиции.

Среди недостатков следует вспомнить тот факт, что вы будете вынуждены строить собственную серверную инфраструктуру, обслуживать её и развивать. Это приведёт к огромным затратам, которые вряд ли себя когда-то оправдают, так как вам никогда не удастся достигнуть высоко уровня эффективности и позитивного опыта клиентов, как в случае с облачными системами.

Иногда лучшим решением является использование комбинации облачных и локальных программных приложений безопасности. Если это ваш случай, тогда ищите разработчиков, которые оставляют место для манёвров, когда это необходимо. Возможно, вам понадобится быстрое масштабное решение, а это означает, что только локальные вендоры могут быть актуальны для вас. С другой стороны, вам в скором будущем может понадобится скорость, которую предоставляет облако.

В конце концов, ключ в том, чтобы найти решение, которое обеспечит идеальный опыт резидентов, менеджеров и предоставит доступ к мониторингу результатов.

Популярные способы открытия дверей

Пластиковые карты

Типичная пластиковая карта содержит встроенный RFID чип или память, процессор. Чип хранит и передает данные. Информация сохраняется и обрабатываются в микросхеме карты. Данные карты передаются через считыватель – внешний компонент вычислительной системы безопасности смарт карт.

  • Плюсы: пластиковая карта помещается в кошельке. Легко найти и приобрести совместимое аппаратное обеспечение. Высокий уровень осведомленности как пользоваться этим способом среди клиентов. Карты работают без подключения к интернету.
  • Минусы: легко забыть дома или потерять, нужно постоянно покупать новые карты у производителя. Карту можно передать другому лицу.

Пластиковые карты – пока достаточно оптимальное решение для современного коворкинга. Не пугайтесь расходов, потому что никто не говорит, что вы должны раздавать карты бесплатно. Продавайте их, чтобы компенсировать расходы.

Мобильный ключ

Производители современных систем контроля доступа предлагают собственное программное обеспечение не только для администраторов, но и мобильные приложения для пользователей, которые позволяют открывать двери с помощью смартфона.

Bluetooth Low Energy или NFC

Усовершенствованная система предлагает множество способов открыть дверь с помощью смартфона. После загрузки и настройки программы девайс готов открыть дверь. Чтобы это сделать нужно, чтобы программа работала и телефон был близко к считывателю.

  • Плюсы: использование смартфона, как ключа кажется крутым. Система работает без подключения к интернету. Кроме того, такая система более безопасна, ведь пользователи неохотно передают свои смартфоны другим людям.
  • Минусы: высокая стоимость оборудования по сравнению с кард-ридерами. Система не работает без включенного Bluetooth, поэтому пользователи веб-приложений ее не оценят. На iOS пока отсутствует возможность задействовать NFC, в отличие от Android. Пользователь не войдет, если смартфон имеет низкий заряд аккумулятора. Задержка на несколько секунд в открытии дверей может раздражать клиентов.

Заметьте, что если эта система контроля доступа не работает идеально, пользователь, вероятно, обвинит менеджера коворкинга, независимо от настоящей причины. Поэтому мы не советуем такую систему.

Удаленное открытие через интернет

При таком типе системы управления мобильным доступом, сигнал со смартфона на замок поступает через интернет.

  • Плюсы: пользователь может открыть дверь из любой точки, просто нажав кнопку своего смартфона. Резиденты, вероятно, никому не передадут свои гаджеты (но зато есть риск, что откроют кому-то двери удаленно, однако, для этого существуют такие решения, как "geofencing»).
  • Минусы: для разблокировки дверей вам требуется подключение к интернету. Если аккумулятор смартфона разряжен – будут проблемы. Решение является достаточно дорогим, потому что каждую дверь нужно будет подключить к сети.

Пин-код

Клавиатура на замке двери наиболее знакома каждому. Здесь все просто – это набор кнопок, укомплектованных всеми буквенно-цифровыми символами клавиатуры и парой специальных знаков. Для разблокировки дверей нужно ввести правильную комбинацию, то есть пин-код.

  • Плюсы: замки обычно дешевле. Система простая, знакомая и понятная. Работает без интернета.
  • Минусы: люди не любят пароли. Трудно автоматизировать, потому что дверь не подключена к единой системе, каждый замок независим. Пользователи могут легко поделиться пин-кодом с друзьями.

QR-код или бар-код

QR-коды – это черно-белые квадраты цифровой информации, которые допускают пользователя в приложение или на веб-страницу, которая открывается на смартфоне. Их можно использовать, как виртуальные учетные данные вместо традиционных пластиковых карт. QR-коды имеют противоречивую репутацию, поскольку требуют наличия камеры и имеют определенный барьер в использовании всеми возрастными группами клиентов. В некоторых странах мира QR-коды широко используются, например в Китае. Но в большинстве стран основная часть населения имеет достаточно ограниченный опыт использования таких кодов.

  • Плюсы: универсальность, подключение онлайн в оффлайн, прослеживаемость, экономичность, брендинг и визуальная привлекательность.
  • Минусы: отсутствие универсальной встроенной поддержки считывателей кодов на всех устройствах, сложно сканировать в условиях плохого освещения. Барьер для пользователей, незнакомых с QR-кодами.

Кажется, QR-коды – худший вариант реализации контроля доступа. Они не являются надежными. Технология должна работать так: ПО генерирует QR-код для дверей и пользователи получают доступ в помещение, размещая экраны смартфонов ближе к считывателю QR или штрих-кодов. Однако, в реальной жизни даже низкая яркость экрана может помешать технологии работать правильно. Каждый имел такой неоднозначный опыт в Starbucks или любом другом магазине/кафе, когда пытался несколько раз сканировать бар код карты программы лояльности, чтобы заставить ридер его считать.

Биометрические средства - отпечатки пальцев, сканирование лица

На первый взгляд, биометрические средства входа кажутся очень футуристическими. Такие средства приобрели наибольшую популярность в Азии, в частности Южной Корее, Китае, и Японии. При покупке тарифного плана, пользователь записывает свои биометрические данные в вашу систему СКУД благодаря специальным считывателям биометрии. Для отпирания дверей каждый раз нужно прикасаться к считывателю отпечатков пальцев, или смотреть в камеру для считывания радужки глаза или распознавания лица.

  • Плюсы: высокая безопасность, ведь отпирание дверей требует физического присутствия. Чтобы открыть дверь, не нужно ничего, кроме собственного тела. Фактор крутизны, поражает гостей. Работает без интернета.
  • Минусы: смета такой системы будет достаточно высокой. Невозможно интегрировать с онлайн коммерцией, поскольку не получится получить биометрические данные нового клиента без физического присутствия. Сканирование лица или радужки работает ненадежно. Законодательные ограничения обработки биометрии по GDPR.

Где установить систему контроля доступа?

Когда вы предлагаете рабочее пространство компаниям или фрилансерам, один из важнейших аспектов – это безопасность. Никто не хочет, чтобы к их рабочему месту подходили незнакомцы. Поэтому стоит уделить особое внимание тому, на какие именно двери вы установите систему контроля доступа.

  • Входные двери в отделение – это базовый и обязательный пункт установки СКУД. Наличие системы контроля на парадных дверях позволит вам обеспечить базовую безопасность всех посетителей пространства, где бы они ни работали – в опен-спейсе или частном офисе.
  • Офисные помещения – это зависит от условий вашего бизнеса, вашего позиционирования, и стороны, на которую вы хотите возложить ответственность за безопасность офиса. Если для ваших клиентов не так важна возможность открытия дверей со смартфона, тогда подойдут и обычные замки, но в таком случае ответственность за безопасность офиса лежит на клиенте. Если вы предлагаете продвинутую СКУД на офисных дверях, и, по-сути, контролируете кто доступ, тогда вся ответственность за безопасность офиса лежит на вас.
  • Митинг-румы – это, пожалуй, наименее популярное и эффективное использование ваших ресурсов. Наш опыт показывает, что СКУД на митинг-румах вредит опыту клиентов. Например, если клиент, забронировал переговорную и вышел из комнаты после того, как лимит времени истёк, то доступ будет закрыт, а сам клиент не сможет забрать свои вещи. Другой пример – это гости вашего коворкинга, которые будут вынуждены постоянно просить открыть им дверь. Лучший способ контроля доступа к переговорным комнатам – это обеспечение их органичной загруженности. Тогда резиденты не будут не санкционированно пользоваться вашими ресурсами, поскольку следующая резервация будет заставлять их соблюдать правила. Напоследок, если ваши переговорные комнаты настолько часто пустуют, что в них свободно заходят резиденты, то возможно стоит превратить одну из них в офис?

Интегрировать СКУД в основное приложение или использовать два приложения?

Иногда в процессе планирования вашего бизнеса может появиться идея иметь одно приложение для всего. На первый взгляд, такой подход выглядит достаточно привлекательным, поскольку он предоставляет вашим клиентам доступ к вашему пространству с того самого приложения, через которое они используют все ваши сервисы. В дополнение, это якобы интегрирует ваше ценностное предложение в рамках бренда. Но если серьёзно подойти к этому вопросу, то лучше не совмещать всё в единый канал по имеющимся на то причинам.

  • Поскольку мобильные приложения от производителя СКУД более тесно интегрированы с их железом, это означает наилучшее качество и клиентский опыт. Очевидно, что обрезанный модуль СКУД, который встроили в ваше собственное приложение, будет иметь меньше возможностей, чем полноценная программа от производителя с поддержкой всех возможных функций и виджетов. Задумайтесь над вопросом: что работает лучше на MacBook: macOS от Apple, или Windows от Microsoft внутри среды виртуализации Parallels Desktop?
  • Отдельные приложения чаще обновляются и поддерживаются независимо. Представьте себе, что модуль СКУД случайно сломался. Это означает, что ваше приложение также не работает. Никакого бронирования, доступа к сервисам или коммуникации. Чтобы устранить проблему, вы будете вынуждены ждать, пока выйдет обновление вашего приложения. Как отдельный продукт, ваш мобильный ключ будет жить своей жизнью, обновляться тогда, когда это нужно, и работать только с теми возможностями операционной системы, которые актуальны. Например, доступ к Bluetooth и NFC, геолокации клиентов, совсем не требуется для бронирования переговорных или общения, поэтому их нет смысла встраивать в основные приложения.
  • Не всем клиентам нужен мобильный ключ, или ваше приложение. Два отдельных приложения позволяют вашим клиентам выбирать то, что им нужно и удобно. Люди уже привыкли загружать мобильные приложения на смартфоны. Последние исследования свидетельствуют о том, что среднестатистический пользователь имеет от 60 до 90 приложений на смартфоне. Неужели вы до сих пор считаете, что загрузить ваши полезные приложения будет для клиентов чем-то отягощающим?
  • Если что-то будет медленно работать (или вообще сломается), то ошибки будут ассоциироваться с вашим брендом. Хотели бы вы, чтобы ваши клиенты думали, что приложение вашего коворкинга некачественное, а ваш бренд не в состоянии предоставить услуги высокого уровня? Чьё имя будут вспоминать клиенты, если не смогут войти в ваше рабочее пространство в 12 ночи?
  • Что если вы решите воспользоваться другой СКУД на новой локации, или приобретете другой коворкинг-бизнес? Замена системы контроля доступа является достаточно дорогим удовольствием. Иногда вы даже не имеете права решать, какую систему контроля доступа устанавливать в бизнес-центре. Факты свидетельствуют о том, что на рынке существует много различных СКУД, и ваша будущая локация вполне может пользоваться несовместимым решением контроля доступа. Встраивание всех возможных модулей СКУД в ваши основные приложения приведет к тому, что ваши программы будут иметь большой размер загрузки, усложнённые алгоритмы, и низкое качество.

В контексте использования СКУД модуля в собственном приложении или выбора в пользу приложения от производителя интересен опыт Regus. Сейчас эта известная корпорация, со всеми ее ресурсами и влиянием, сделала выбор в пользу решения с двумя отдельными приложениями: Regus в качестве программы для потребления сервисов и Access Control Application для открытия дверей.

Как выбрать лучшее решение контроля доступа в соответствии с потребностями коворкинга?

Правильный ответ здесь — прежде чем выбрать систему контроля доступа, оцените свои требования.

Многие организации перемещают свои бизнес-приложения и процессы в облако. Эта тенденция имеет много причин. Вам нужно хорошо подумать, что имеет больше смысла для стратегии вашего развития. Для этого задумайтесь над следующими вопросами:

  • Хотели бы вы иметь возможность открывать двери со смартфона? Если так, то реалистично вам подойдет только облачная система.
  • Насколько важно для вас иметь данные пользователей на локально установленных серверах? Если важно, то стоит отдать предпочтение локальной СКУД.
  • Планируете интегрировать вход в коворкинг с продажей рабочих мест или бронированием митинг-румов на сайте? Если так, тогда стоит присмотреться к системам, которые позволяют предоставить доступ удаленно.
  • Каким вы видите свой коворкинг через 2 года? Через 5 лет?

Самые популярные поставщики систем контроля доступа для коворкингов

Во время поисков идеальной системы очень легко запутаться. Особенно, если для вас эта тема новая. Мы постараемся помочь вам.

  • Ви можете рассмотреть Kisi. Это лучшее решение, если вы не хотите использовать сервер, а рассматриваете облачное решение. Разработчики предлагают популярную систему контроля доступа под ключ. С точки зрения бизнеса — все просто. Резиденты смогут открывать двери через смартфон или традиционную карточку. Это дает администрации коворкинга преимущества для менеджмента через облако.
  • Обратите внимание на SaltoKS, облачную систему контроля доступа к любому типу и размеру рабочего места. Эта умная система блокировки позволяет менеджерам коворкингов централизованно контролировать и автоматизировать доступ. Так можно предоставить удобный опыт резидентам, а также уменьшить накладные расходы. Система SaltoKS интегрируется с приложениями andcards, что позволяет экономить время администраторов и мгновенно предоставлять доступ к рабочему пространству вашим клиентам.
  • Tapkey предлагает еще одно доступное решение, которое превращает любой замок в разумный. Его можно использовать, если у вас уже установлены замки. Технология доступа Tapkey позволяет регистрировать новые смартблокирования и запускать обновления ПО, непосредственно из собственного приложения, выдавать цифровые ключи, предоставлять и ограничивать мобильный доступ, добавляя адреса электронной почты новых получателей, читать транспондеры NFC, программировать транспондер NFC. Например, теги, карточки или браслеты — всё непосредственно через их приложение. Открывайте смартблокирования с телефонов Android и iPhone, просматривайте все действия доступа, которые когда-либо были.
  • RemoteLOCK — один из ведущих поставщиков ПО по управлению облачным доступом и интеллектуальным блокированием. Вы можете интегрировать их автоматизированные решения доступа к двери с вашей основной системой управления аккаунтом. RemoteLOCK позволяет контролировать, кто, когда и как имеет доступ в рабочее пространство. Это позволяет контролировать использование и доступ через все точки входа, такие как гаражные двери, ворота, входы на крышу, лифты, стеклянные двери и тому подобное.
  • Sofia позволяет добавить инновационный штрих к дизайну вашего коворкинг-пространства. Она поддерживает символы и смартфоны. ПО предоставляет полный интерфейс управления, в частности контроль над пользователями и деталями доступа. Система адаптирована к потребностям коворкинга, который сочетают построение подписки и арендные модели для доступа к рабочей зоне. Sofia ACS предоставляет высокую безопасность, сохраняя полный журнал событий доступа. Также позволяет менеджерам менять разрешения в режиме реального времени.
  • HID — ПО, получившее множество наград. Чем будет полезно для коворкинга? Это надёжный доступ для нужных людей в нужное время; безопасные условия для резидентов, посетителей и подрядчиков; удобство резидентов и оптимизация рабочего процесса с помощью интегрированных мобильных решений; повышенная видимость, благодаря функции мониторинга в реальном времени и контроля затрат; защита инвестиций через масштабируемые перспективные решения; персонализированная поддержка от концепции до внедрения.
  • Enterprise Systems предлагает усовершенствованные решения контроля доступа. Вот что вы получаете с пакетом: доступ в нужное время; повышенную безопасность ресурсов, активов, резидентов и менеджеров; более безопасную деловую среду, максимальное удобство для резидентов и оптимизацию рабочего процесса доступным способом.
  • Inner Range обеспечивает гибкие и масштабируемые решения доступа для коворкинга любого размера. Благодаря ПО вы можете управлять системой из одного или многих мест; управлять доступом вашего менеджера и резидентов; легко выдавать или приостанавливать действие карточек доступа или брелоков для ваших администраторов / арендаторов; повышать или уменьшать привилегии и время доступа. Также вы можете управлять доступом к дверям, лифтам, автостоянке и транспортным средствам; предоставлять безопасный двойной пользовательский доступ или анти пропуск; получать и поднимать тревогу при нарушение безопасности доступа; использовать журнал событий для проверки и отчетности обо всех событиях.

Местные разработчики

Если вы хотите иметь дело с местными разработчиками — будьте внимательны. Часто они не имеют API или предлагают экзотические интеграции. Даже если их решение может быть интегрировано с вашим собственным ПО, в долгосрочной перспективе вы будете разочарованы их поведением "продать и забыть". Кроме того, постоянное обслуживание может оказаться дорогим. Через пару лет вам придется платить еще больше, потому что система устареет.

Итак, как избежать подводных камней при автоматизации доступа в коворкинг? Перед окончательным выбором, посоветуйтесь с вашим производителем программного обеспечения для коворкинга. Просмотрите список оборудования, которое они поддерживают. Часто они являются партнерами с производителями оборудования СКУД, поэтому могут познакомить вас с местным представителем или порекомендовать как эффективнее организовать систему.

Вывод

Учитывая тот факт, что уровень конкуренции в отрасли коворкинг-пространств растет, только умные и инновационные пространства удержат лидерство. Поэтому автоматизированная система контроля доступа последнего поколения имеет значение. Она сделает ваши локации более совершенными. Технология прокладывает путь к развитию бизнеса, сокращая затраты и обеспечивая безопасность в долгосрочной перспективе.

Целью автоматизации доступа в рабочее пространство является обеспечение быстрого, удобного доступа авторизованных людей, одновременно ограничивая доступ для незнакомцев. Теперь вы знаете, какие варианты есть и как их реализовать в коворкинге.

Остались вопросы? Свяжитесь с нашей командой. Мы будем рады вам помочь.

Новинки в блоге andcards

Про andcards

andcards — это первое программное обеспечение, созданное с учётом потребностей резидентов. Простые в использовании мобильные приложения andcards помогают десяткам тысяч арендаторов получить максимум от своего рабочего пространства.