Consejos

Cómo automatizar la reserva de salas de reuniones en un espacio de coworking

Igor Dzhebyan

Puedes encontrar espacios de coworking prácticamente en todo el mundo. En el 2007, no había más de 14 espacios de coworking en todo el mundo. En el 2017 aumentó esta cantidad considerablemente a 14,000 y sigue aumentando a diario. Para el 2022, se estima que habrá 30000 en todo el planeta.

Este tipo de negocio debería tener grandes ganancias, sin embargo, la mayoría de espacios de coworking tienen dificultades para ser rentables. El coworking moderno es un emprendimiento que estimula el crecimiento estable del trabajador independiente, elogia la flexibilidad y se proclama como un lugar de trabajo creativo para nuevos talentos. Pero ¿qué dice al respecto sobre la rentabilidad? Nos hemos hecho esta misma pregunta – y hemos comenzado a investigar al respecto.


Hay diferentes problemas con la gestión y con las actividades de coworking – pero algo muy problemático para casi todos los administradores de espacios de coworking es el caso de las reuniones y las reservas de las salas de reuniones.


Como el espacio es limitado en los típicos entornos de coworking, el desafío principal es establecer tiempos apropiados para los lugares de trabajo, los hot desks, las salas de conferencia y el espacio de coworking público. Muchas tareas le causan problema a un administrador con falta de espacio (y tiempo) para obtener un sistema apropiado de gestión de reservas. Sin embargo, es casi imposible monitorear que las salas de reuniones no estén ocupadas por mucho tiempo, que no se hagan muchas o pocas reservas por los residentes y los equipos residentes en los espacios de coworking.

Reservar una sala de reuniones en un espacio de coworking puede ser una tarea estresante que a ninguno de tus administradores les gustaría realizar a diario. Estos problemas con el proceso de reserva pueden costar una fortuna debido a la reputación del coworking (además de que le puede quitar mucho tiempo y esfuerzo a tus administradores).

Las buenas noticias es que hay una forma segura de cambiar todo esto.

Cómo rescatar la gestión del coworking

Lo que necesita tu coworking es un sistema de gestión que funcione perfectamente. Los problemas con los tiempos y las reservas se repetirán y el mánager del coworking debería enfrentarlos estando preparado.

Y este es el momento de enfrentar el caos en 5 pasos:

  • Revisa tus salas de reuniones. Es el momento – de revisar y descubrir cuántas salas de reuniones están disponibles. Saber esto te ayudará a programar las reuniones que ocurrirán durante el día. Eso puede ayudarte a reducir el caos de las reservas. También debes conectar tus calendarios con algunas salas de reuniones específicas. Una integración así puede ayudarte con la programación y te ayudará a evitar errores en el calendario interno.
  • Revisar los equipos. Una revisión de este tipo en las diferentes salas de reuniones te ayudará a asignar diferentes tipos de reuniones a diferentes tipos de espacios. Si una sala de reunión solo tiene una pizarra, entonces no puedes realizar ahí una presentación de PowerPoint. Y cuando una sala de reunión tiene una pantalla de proyección, un puntero láser y Alexa o Google Home, no tiene sentido realizar ahí una lluvia de ideas (porque todo lo que necesitas para esto es un rotafolio).
  • Calcular el precio para que los que no son miembros del coworking renten el espacio. Esto te ayuda a estimar tu factura por hora para los no residentes para reservar una sala de reunión. Esto es necesario para evitar perder dinero en las reservas de salas de reuniones no residenciales.
  • Conectar a coworkers específicos y sus “Horas gratuitas”. Saber las “horas gratuitas” de cada coworker te ayudará a descubrir el horario de sus reuniones. Esta es la forma de evitar enviar a residentes del espacio de coworking a salas de reuniones que estén ocupadas. Ellos solo reservan reuniones en sus horas gratuitas. Saber esto también te ayuda a estimar quién está presente en la sala de reuniones y cuánto costará la hora actual y cuánto costará la siguiente.
  • Automatizar tus rutinas. Todo el mundo se está poniendo en línea con el software y las apps. No estar en línea no es nada bueno. Así que vamos a automatizar y obtener todo lo bueno que te ofrece la automatización. Deberías obtener un software de reservas que automatice tus reservas para salas de reuniones en tus espacios de coworking.

El software de gestión de coworking

Un sistema así actúa como un asistente para ti y es muy efectivo. Está siendo muy aceptado que un sistema de reservas automatizado para salas de reuniones te ayuda a promover la gestión del coworking. También permite un control eficiente de las salas de reuniones. El proceso se vuelve más rápido, fácil y se puede hacer con un solo toque en tu teléfono o laptop.

andcards es un software de aplicación a la que le puedes asignar la tarea de la automatización de reservas de salas de reuniones. Este software está integrado con cerraduras inteligentes digitales y lectores RFID para gestionar la entrada/salida de las salas de reuniones. Es utilizado en los espacios de coworking y está construido para ayudarte a automatizar las rutinas de gestión, especialmente el procedimiento de reserva de salas de reuniones.

Ahorra mucho tiempo con la reserva de 1 clic, haciendo que este procedimiento sea muy simple y rápido. Esto le sirve tanto a los coworkers como a la gestión del coworking.

Para los coworkers, automatiza lo siguiente:

  • Creación de reserva. El software te ayuda como empleado a revisar todas las salas de reuniones para revisar su disponibilidad y los próximos horarios. También te ayuda a reservar la sala con los equipos adecuados para tu gusto. Y lo puedes hacer a través de tu dispositivo Android o iOS sin tener que acercarte a las salas de reuniones para programar la reserva. Para los miembros que no son coworkers, el app ayuda a revisar la disponibilidad de las salas de reuniones, el precio por hora y los equipos disponibles en cada sala de reunión. El software de gestión de espacio de coworking, andcards, cuenta con una exhibición de las salas de reuniones para que puedas identificar las salas a la distancia sin tener que sacar tu teléfono.

  • Sincronizar calendarios: Esto te da acceso para exportar la invitación a Google Calendar, Microsoft Outlook o iCal para todos los que están reservando una sala de reunión. Esto ayuda a evitar que no aparezcan, las reservas dobles y otros errores que puedan ocurrir.

  • Notificaciones: Algunas veces puedes olvidarte de qué sala de reunión fue reservada o cuándo terminar cierta reserva. andcards te recuerda automáticamente al enviarte una notificación emergente a tu teléfono móvil con la información de la reserva.

Un software así te ayuda a automatizar las siguientes tareas de los mánageres de coworking:

  • Asignación de las horas gratuitas. andcards automatiza por completo el rastreo de las horas gratuitas para los miembros del espacio de coworking. El administrador del espacio de trabajo puede asignar planes de membresía que contengan una mensualidad de horas gratuitas (créditos) con solo unos toques. Lo que es especialmente útil es la capacidad de andcards de asignar créditos de equipo que se comparten entre los miembros del equipo. Estos créditos son usados como método de pago para las reservas de las salas de reunión.

  • Rastreo: El software te ayuda con la gestión con el rastreo de cada sala de reunión reservable por los empleados y no empleados del coworking para asegurarse de que no haya monopolización, baja utilización o reservas dobles de las salas de reuniones.
  • Análisis de datos: Esta característica ayuda al mánager a ver qué salas son populares, por qué son populares y cuántos datos producen en las horas más ocupadas. También ayuda a la gestión a mejorar la experiencia en la sala de reunión al añadir un iPad o una tableta Android. Esto asegura que todos puedan visualizar el calendario diario de las salas de reuniones.

Resumen

Con este software de gestión de coworking no habrá situaciones como una salida temprana, dejar la sala de reunión vacía por mucho tiempo o reservar una sala de reunión solo para descubrir que está siendo usada por otra persona que nunca reservó esa sala.

andcards automatiza la reserva de reuniones en espacios de coworking. Esta es una solución para reducir el caos en el espacio de coworking. Y puedes automatizar todo para sacar lo mejor de un moderno coworking que es animado, creativo, flexible y estable.

Espero que este artículo haya sido útil para ti. Si tienes más preguntas sobre la automatización de la reserva de salas de reuniones, por favor coméntalas todas.

Novedades del blog de andcards

Acerca de andcards

andcards es el primer software para espacios de coworking centrado en la experiencia de los miembros. Las aplicaciones móviles fáciles de andcards ayudan a miles de arrendatarios a sacar el máximo partido de su espacio de trabajo.